L'essentiel
Le cahier des charges d'un événement d'entreprise est le dossier envoyé aux agences consultées. Il reprend le brief (objectifs, participants, format, budget) et y ajoute les exigences techniques, les pièces jointes, les règles de la consultation, la grille de notation et les clauses du futur contrat. LÉVÉNEMENT, l'association professionnelle des agences de l'événement, recommande de consulter trois prestataires au plus, de laisser au moins trois semaines entre le brief et la recommandation et d'indemniser ceux qui ne sont pas retenus. Ce guide donne un modèle en douze sections, un bordereau de prix commun, un calendrier de consultation proposé par Bridgeo, une grille sur 100 points et les clauses à écrire.
Le cahier des charges d'un événement d'entreprise sert trois fois : pour consulter des agences, pour comparer leurs réponses, puis pour écrire le contrat. Pour que les réponses se comparent, chaque agence doit chiffrer le même événement : le cahier des charges fixe ce périmètre commun.
Ce guide vous donne un modèle en douze sections à recopier, la liste des pièces jointes, un calendrier de consultation qui respecte le délai recommandé par la profession, une grille de notation sur 100 points et les clauses du contrat avec leurs textes de référence. Il ne contient aucun prix : pour les montants et les honoraires, voyez notre guide du prix d'une agence événementielle.
Brief, cahier des charges, appel d'offres : quel document
Le cahier des charges événementiel est le dossier complet qu'une entreprise envoie aux agences qu'elle consulte. Il reprend le brief, qui expose le besoin, et y ajoute les exigences techniques, les pièces jointes, les règles de la consultation, la grille de notation et le projet de clauses. L'appel d'offres, lui, désigne la procédure : envoyer ce dossier à plusieurs agences et choisir.
Si votre brief n'est pas encore écrit, partez de notre modèle de brief annonceur : le cahier des charges le reprend tel quel dans ses premières sections. Le tableau aide à choisir le bon niveau de formalisme.
| Situation | Document | Prestataires consultés | Délai de réponse à prévoir |
|---|---|---|---|
| Soirée récurrente, lieu déjà réservé | Brief court et demande de devis | Un ou deux | Selon le prestataire |
| Séminaire, convention, lancement | Cahier des charges complet | Trois au plus, selon LÉVÉNEMENT | Trois semaines au minimum, selon LÉVÉNEMENT |
| Besoins nombreux et récurrents | Référencement de prestataires sur deux ou trois ans, que LÉVÉNEMENT évoque | Un panel | À fixer dans la consultation |
| Acheteur public | Marché public | Selon les seuils, voir plus bas | Selon la procédure |
Les règles citées viennent de LÉVÉNEMENT, Réussir son appel d'offres, page modifiée le 2 décembre 2025. Ce sont les recommandations de la profession, rédigées par les agences, pas une norme : elles décrivent ce qui permet d'obtenir des réponses sérieuses.
Le modèle de cahier des charges en 12 sections
Recopiez ce tableau dans votre document. Chaque section pose les questions que les agences vous poseront de toute façon, et indique la pièce à joindre.
| Section | Questions à trancher | Pièce à joindre |
|---|---|---|
| 1. Contexte et historique | Pourquoi cet événement, pourquoi maintenant ? Qu'est-ce qui a marché ou déçu lors des éditions précédentes ? | Bilan de l'édition précédente |
| 2. Objectifs et indicateurs | Quel objectif principal, quels objectifs secondaires ? Quel indicateur, mesuré comment et par qui ? | Questionnaire de satisfaction précédent |
| 3. Participants | Combien d'inscrits, combien de présents attendus ? Profils, provenance, langues, besoins particuliers ? | Profil anonymisé des participants |
| 4. Format, date, durée | Format arrêté ou ouvert ? Dates fermes ou alternatives ? Horaires ? | Calendrier interne des dates à éviter |
| 5. Lieu | Déjà réservé ou à trouver ? Zone, capacité, accès en transports, accessibilité ? | Fiche technique et registre public d'accessibilité du lieu |
| 6. Programme et contenus | Temps forts, intervenants confirmés, ce qui reste à imaginer ? | Trame de programme |
| 7. Logistique et technique | Son, lumière, captation, diffusion en ligne, Wi-Fi, restauration et régimes, hébergement, transport, accueil, badges, signalétique ? | Plan des salles |
| 8. Budget | Enveloppe hors taxes ou fourchette ? Ce qui est hors budget ? | Bordereau de prix à remplir |
| 9. Responsabilité et éco-conception | Quels engagements mesurables : restauration, déchets, transport des participants, réemploi des décors, bilan ? | Politique RSE ou achats responsables |
| 10. Données et image des participants | Qui gère les inscriptions ? Badges, photos, vidéos, réutilisation des contacts ? | Mentions d'information de l'entreprise |
| 11. Sécurité, assurances, conformité | Attestations attendues, sous-traitants, musique, autorisations ? | Liste des attestations exigées |
| 12. Règles de la consultation | Prestataires consultés, calendrier, livrables, format de réponse, grille, indemnisation, confidentialité, interlocuteur unique ? | Grille de notation, projet de contrat |
Le cadre : contexte, objectifs, participants
Ces trois sections reprennent votre brief. Ajoutez-y l'écart entre inscrits et présents : indiquez le taux de présence observé lors de vos éditions précédentes, s'il existe, plutôt qu'un chiffre de principe. La restauration, l'hébergement et le nombre de places se dimensionnent sur les présents ; demandez donc aux agences les dates limites pour ajuster les repas, les chambres et l'effectif facturé.
Le dispositif : format, lieu, programme, logistique
Si le format n'est pas arrêté, dites-le et demandez deux options chiffrées : vous comparerez des idées, pas des devis au hasard. Si le lieu est réservé, joignez sa fiche technique et son registre public d'accessibilité. Chaque exploitant d'établissement recevant du public tient ce registre, consultable à l'accueil ou en ligne (arrêté du 19 avril 2017). Les lieux temporaires, chapiteau ou plein air, relèvent d'autres règles.
Le budget : une fourchette et un bordereau commun
Donnez votre enveloppe hors taxes ou une fourchette, comme le demande la charte des consultations d'agences : sans elle, chaque agence imagine un événement différent (La belle compétition, charte). Joignez surtout le même bordereau de prix à toutes les agences, avec les honoraires sur une ligne distincte et la marge éventuelle sur les achats déclarée. Sans bordereau commun, chaque agence présente ses coûts à sa manière et vous comparez des totaux qui ne couvrent pas le même périmètre.
| Poste | Quantité | Prix unitaire HT | Total HT | Réalisé par (agence ou sous-traitant) | Hypothèse retenue |
|---|---|---|---|---|---|
| Lieu | |||||
| Restauration | |||||
| Technique audiovisuelle | |||||
| Scénographie et décor | |||||
| Animation et intervenants | |||||
| Transport | |||||
| Hébergement | |||||
| Impressions et signalétique | |||||
| Inscriptions, badges, application | |||||
| Captation photo et vidéo | |||||
| Assurances | |||||
| Droits musicaux | |||||
| Honoraires de l'agence | |||||
| Imprévus |
Les exigences et les règles de la consultation
Les sections 9 à 11 annoncent vos exigences ; leur traduction contractuelle est détaillée plus bas, dans les clauses. La section 12 fixe les règles du jeu, que la charte La belle compétition résume côté annonceur : un brief écrit et validé, le nombre et les noms des agences consultées, un calendrier détaillé, une fourchette de budget, la grille d'évaluation, les décideurs identifiés, l'indemnisation des finalistes non retenus fixée à l'avance, un débrief des perdants et un accord de confidentialité qui protège les propositions non retenues. La charte s'applique hors marchés publics.
Ce qui change selon le format
| Format | Ajouts au cahier des charges | Règle à connaître |
|---|---|---|
| Séminaire résidentiel | Chambres, salles de sous-commission, transport | Si l'agence vend transport et hébergement ensemble, demandez son immatriculation au registre d'Atout France ; demandez un programme qui montre le temps de travail |
| Soirée d'entreprise | Musique, retour des invités, horaires | La musique diffusée se déclare ; une soirée annuelle ouverte à tous les salariés à coût global n'est pas un avantage en nature |
| Convention ou plénière | Captation, diffusion en ligne, sous-titrage, interprétation | Accessibilité du lieu et des contenus |
| Événement client ou lancement | Inscriptions, scan de badges, presse | Information et droit d'opposition pour la prospection ; l'image d'une personne identifiable est une donnée personnelle |
| Stand sur un salon | Montage, démontage, règlement de l'organisateur | Joignez le règlement et le dossier technique du salon |
Pour un séminaire résidentiel, le registre des opérateurs de voyages d'Atout France atteste la garantie financière et l'assurance de responsabilité civile prévues par le Code du tourisme ; l'obligation dépend de ce que l'agence vend, d'où la demande ciblée sur l'offre qui combine transport et hébergement. Pour une soirée, Service Public Entreprendre détaille les démarches de diffusion de musique (fiche F3094) ; nous ne citons aucun tarif, qui change souvent. Pour un événement client, la CNIL rappelle qu'en prospection entre professionnels, la personne doit être informée à la collecte et pouvoir s'opposer simplement (CNIL, prospection commerciale, page du 10 juin 2026).
Les pièces jointes à envoyer
- Votre charte graphique et vos éléments de marque.
- Le bilan de l'édition précédente, s'il existe.
- La fiche technique et le registre public d'accessibilité du lieu, s'il est réservé.
- Le profil anonymisé des participants : fonctions, provenance, langues, besoins particuliers.
- Votre politique RSE ou d'achats responsables.
- Le bordereau de prix commun.
- La grille de notation.
- Le projet de contrat ou vos conditions générales d'achat.
- L'accord de confidentialité.
- Le format de réponse attendu : nombre de pages, livrables, durée de la soutenance.
Une règle simple protège vos participants : n'envoyez aucune liste nominative avant d'avoir signé avec l'agence retenue le contrat qui encadre le traitement de leurs données, décrit dans la section des clauses.
Le calendrier type d'une consultation
Nous proposons de découper la consultation en cinq phases. Seul le délai d'au moins trois semaines entre l'envoi du brief et la recommandation vient de LÉVÉNEMENT ; les autres durées et leur enchaînement sont des minimums proposés par Bridgeo, pas des moyennes observées.
| Phase | Durée minimale | Qui agit | Ce qui en sort |
|---|---|---|---|
| 1. Cadrage et validation interne | 1 à 2 semaines | Porteur du projet, décideurs | Un cahier des charges validé par ceux qui décideront à la fin |
| 2. Envoi, questions et travail des agences | 3 semaines entre l'envoi et la remise (LÉVÉNEMENT), questions et visite du lieu pendant la première | Les agences, un interlocuteur unique chez vous | Des réponses écrites partagées avec toutes les agences, puis une recommandation et un bordereau rempli |
| 3. Analyse et soutenances | 1 à 2 semaines | Le comité de sélection | Des notes sur la grille, des soutenances de même durée devant les mêmes personnes |
| 4. Décision et débrief | Quelques jours | Le responsable de la consultation | Le choix, le débrief des non-retenus, l'indemnité versée |
| 5. Contrat | 1 semaine | Achats et juridique | Le contrat, l'accord sur les données, le premier acompte |
En additionnant ces durées, comptez de six à neuf semaines entre le premier jet du cahier des charges et la signature, avant même la production de l'événement. C'est une addition de minimums, pas une statistique : un événement complexe demandera plus.
La grille de notation des réponses d'agences
La grille se décide avant l'envoi et s'annonce dans le cahier des charges, comme le demande la charte. Les poids ci-dessous sont une proposition de Bridgeo, à ajuster à votre événement.
Critères éliminatoires, à vérifier avant de noter
Pas d'attestation d'assurance de responsabilité civile professionnelle. Si l'agence traite des données personnelles pour votre compte : refus de signer un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD. Budget hors enveloppe sans variante dans l'enveloppe. Offre qui combine transport et hébergement sans immatriculation au registre d'Atout France.
| Critère | Poids | Ce que vous évaluez | Preuve attendue dans la réponse |
|---|---|---|---|
| Compréhension des objectifs et du public | 20 | Reformulation, indicateurs repris, risques repérés | Une page de reformulation |
| Concept et adéquation au format | 20 | Une idée directrice reliée aux objectifs | Un programme détaillé, des visuels au niveau demandé |
| Faisabilité et production | 15 | Rétroplanning, options de lieu vérifiées, plan de repli | Un rétroplanning daté, des disponibilités confirmées |
| Budget | 20 | Bordereau complet, hypothèses, variantes | Le bordereau rempli ligne à ligne, honoraires séparés |
| Équipe et pilotage du jour J | 10 | Un chef de projet nommé, présent sur place | Un organigramme nominatif |
| Responsabilité et éco-conception | 10 | Des engagements mesurables et un bilan prévu | Des indicateurs à atteindre |
| Conformité | 5 | Données, accessibilité, attestations | Un projet d'accord sur les données, les attestations |
Pour noter chaque critère, utilisez notre barème de 0 à 4 par niveau de preuve, puis convertissez la note en points : note ÷ 4 × poids du critère. Une réponse notée 3 sur le critère « Budget », pesé 20, obtient ainsi 15 points. Faites noter chaque évaluateur séparément, puis discutez les écarts à partir des preuves citées dans la réponse. Pour le budget, notez le réalisme du bordereau plutôt que d'appliquer une formule où le moins cher gagne : elle récompense les devis incomplets. Après la décision, débriefez chaque agence non retenue sur cette grille.
Les clauses à prévoir dans le contrat
Le cahier des charges annonce ces clauses ; le contrat les écrit. Faites relire le contrat par votre service juridique : ce guide n'est pas un conseil juridique.
| Clause | Ce qu'elle doit dire | Référence |
|---|---|---|
| Annulation, report, force majeure | Les frais selon la date d'annulation, la différence entre report et annulation, qui supporte les frais du lieu | Code civil, article 1218 |
| Assurances et sous-traitants | L'attestation de responsabilité civile, la liste des sous-traitants | Code du tourisme pour les offres de voyage |
| Propriété des créations | Chaque droit cédé, avec son étendue, sa destination, son lieu et sa durée | Code de la propriété intellectuelle, article L131-3 |
| Données des participants | Le rôle de l'agence, les mentions obligatoires, la suppression des données en fin de mission | RGPD, article 28, et clauses types de la Commission |
| Accessibilité | Le registre du lieu, le recueil des besoins à l'inscription | Arrêté du 19 avril 2017 |
| Éco-conception | Des engagements mesurables et un bilan | ISO 20121:2024 |
| Paiement | L'échéancier des acomptes, le délai de paiement | Code de commerce, article L441-10 |
Annulation, report et force majeure
Écrivez un échéancier : ce que vous devez si vous annulez à trois mois, à un mois, à une semaine. Distinguez le report de l'annulation, car un lieu accepte souvent de reporter à des conditions différentes. Précisez qui a signé le contrat du lieu, vous ou l'agence, et qui supporte ses frais d'annulation. Le Code civil définit la force majeure contractuelle comme un événement échappant au contrôle du débiteur, imprévisible lors du contrat et irrésistible ; un empêchement définitif résout le contrat de plein droit. Une assurance annulation reste une option à étudier.
Propriété des créations et des concepts
En droit français, chaque droit cédé doit faire l'objet d'une mention distincte, avec un domaine d'exploitation délimité en étendue, en destination, en lieu et en durée (article L131-3 du Code de la propriété intellectuelle). Votre entreprise ne devient donc pas propriétaire des créations par le simple paiement : écrivez la cession. Pour les propositions non retenues, distinguez deux cas. Une création originale, comme un visuel ou un texte, ne vous appartient pas sans cession écrite. Une simple idée n'est pas protégée : selon l'INPI, le droit d'auteur protège l'expression concrète d'une idée, pas l'idée elle-même (INPI, droit d'auteur). L'accord de confidentialité et le règlement de la consultation fixent donc ce que vous pouvez faire des propositions reçues. Prévoyez aussi le sort des décors réutilisables, les droits des photographes et vidéastes, et la garantie de l'agence sur les droits de ses salariés et prestataires.
Données des participants
L'agence qui gère les inscriptions pour votre compte agit en principe comme sous-traitant au sens du RGPD : l'article 28 impose un contrat avec des mentions obligatoires, et la Commission européenne a publié des clauses types le 4 juin 2021, que la CNIL met à disposition. Elle devient responsable de traitement si elle réutilise les données pour elle-même : interdisez-le. Informez les participants à l'inscription, et prévoyez la suppression ou la restitution des données en fin de mission. Pour les photos et les vidéos, l'information ne suffit pas à diffuser une image : la personne reconnaissable doit donner un accord écrit qui précise le support, l'objectif et la durée de diffusion (Service Public, droit à l'image). Prévoyez cette autorisation pour les usages qui l'exigent, et un moyen simple de ne pas être photographié, comme un badge de couleur. Pour contrôler l'agence elle-même, reprenez nos vérifications avant de choisir une agence.
Accessibilité et éco-conception
Demandez le registre public d'accessibilité du lieu et prévoyez à l'inscription une question sur les besoins particuliers ; sous-titrage et interprétation se chiffrent en option. Pour l'éco-conception, la norme ISO 20121, révisée en 2024, fournit un cadre de management responsable des événements et admet trois façons de démontrer la conformité : l'autodéclaration, la validation par une partie prenante ou la certification par un tiers. Exiger une certification n'est donc pas nécessaire ; exigez plutôt des engagements mesurables et un bilan. L'ADEME publie une liste de contrôle pour écoconcevoir un événement (ADEME, événementiel responsable).
Paiement
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit, et tout retard entraîne une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (Code de commerce, articles L441-10 et D441-5). Fixez au contrat l'échéancier des acomptes, jalon par jalon, et le plafond de dépassement validé par écrit.
Soirée, séminaire, incentive : ce que regarde l'Urssaf
Le Bulletin officiel de la sécurité sociale distingue trois cas, qui changent ce que vous écrivez dans le cahier des charges (BOSS, frais professionnels).
- La soirée de fin d'année ou d'anniversaire de l'entreprise n'est pas un avantage en nature si elle a lieu au plus une fois par an, si tous les salariés sont conviés et si son coût est global. Les trois conditions sont cumulatives, et elles ne s'étendent pas aux soirées clients.
- Le séminaire ou le voyage de stimulation n'est pas un avantage si son caractère professionnel est prépondérant ; il le devient notamment quand les salariés ont travaillé moins de la moitié du temps sur place.
- Les moments conviviaux à présence obligatoire, sur le temps de travail et avec un budget raisonnable, ne sont ni un avantage en nature ni un cadeau (BOSS, rescrit du 2 avril 2025).
Conséquence pratique : pour un séminaire, demandez aux agences un programme qui fait apparaître la part de temps de travail. Faites valider le traitement social par votre expert-comptable ou votre service paie.
Acheteur public : les seuils et la prime
Depuis le 1er avril 2026, un acheteur public peut acheter des fournitures et des services sans publicité ni mise en concurrence pour un besoin estimé à moins de 60 000 € HT (Service Public Entreprendre, actualité mise à jour le 31 décembre 2025). Pour l'État, les collectivités territoriales, leurs groupements et la plupart de leurs établissements publics, un avis au BOAMP ou dans un journal d'annonces légales est obligatoire de 90 000 € HT jusqu'au seuil de procédure formalisée applicable (Code de la commande publique, article R2131-12) ; au-delà, la procédure formalisée impose un avis au BOAMP et au Journal officiel de l'Union européenne (article R2131-16). Les autres acheteurs publics suivent leurs propres règles de publicité. Découper un besoin pour rester sous un seuil est interdit. Si vous exigez des maquettes ou des prototypes qui représentent un investissement significatif, vous devez verser une prime dont le montant figure dans les documents de la consultation (Code de la commande publique, article R2151-15). Les seuils des procédures formalisées sont rappelés dans notre modèle de brief annonceur, et la charte La belle compétition ne s'applique pas aux marchés publics.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un brief événementiel et un cahier des charges ?
Le brief expose le besoin : contexte, objectifs, participants, format, budget. Le cahier des charges reprend le brief et y ajoute les exigences techniques, les pièces jointes, les règles de la consultation, la grille de notation et le projet de clauses. On envoie un brief court pour un devis simple, un cahier des charges complet pour consulter plusieurs agences.
Que doit contenir un cahier des charges événementiel ?
Douze sections : contexte, objectifs et indicateurs, participants, format et date, lieu, programme, logistique et technique, budget, responsabilité et éco-conception, données des participants, sécurité et assurances, règles de la consultation. Joignez-y un bordereau de prix commun, la grille de notation et le projet de contrat.
Combien d'agences consulter pour un appel d'offres événementiel ?
LÉVÉNEMENT, l'association professionnelle des agences de l'événement, recommande de consulter trois prestataires au plus. La charte La belle compétition demande d'annoncer le nombre et le nom des agences consultées. Chaque réponse supplémentaire vous demande aussi du temps d'analyse.
Faut-il indemniser les agences non retenues ?
Les règles de la profession le recommandent dès qu'un vrai travail de création est demandé, et le montant se fixe dans le cahier des charges, avant l'envoi. Pour un acheteur public, la prime est obligatoire quand les maquettes ou prototypes exigés représentent un investissement significatif.
Faut-il donner son budget à l'agence ?
Oui, en fourchette hors taxes. C'est la condition pour recevoir des propositions comparables et réalistes : sans budget, chaque agence imagine un événement différent. LÉVÉNEMENT demande un brief qui comporte le budget, validé par les décideurs.
Combien de temps laisser aux agences pour répondre ?
LÉVÉNEMENT recommande au moins trois semaines entre l'envoi du brief et la recommandation. Placez les questions et la visite du lieu dans la première de ces trois semaines, puis prévoyez une à deux semaines pour l'analyse et les soutenances.
Préparer votre consultation
Décrivez votre événement, ses dates, sa jauge et son budget dans le formulaire Bridgeo : nous cherchons dans notre réseau les agences qui correspondent à votre demande, gratuitement pour votre entreprise. Vous pouvez reprendre les rubriques de ce modèle pour préparer votre demande. Décrire mon événement.
Méthode : règles de LÉVÉNEMENT et charte La belle compétition, textes de loi sur Légifrance, pages de la CNIL, du BOSS, de Service Public, de l'INPI, d'Atout France, de l'ISO et de l'ADEME, lus le 3 octobre 2026. Le calendrier, hors délai de trois semaines, et les poids de la grille sont des propositions de Bridgeo. Cet article ne remplace pas l'avis d'un juriste ou d'un expert-comptable.
